Kassensystem Gastronomie

Bei einem Kassensystem handelt es sich um ein IT-System, das, in Verbindung mit der entsprechenden Kassenhardware, eine Kassenlösung bietet, deren Umfang noch weit über den von handelsüblichen Registrierkassen hinausgeht.

Die Kassensoftware umfasst, abgesehen vom buchhalterischen Nutzen, Lösungen für Front- und Backoffice um einen reibungslosen Geschäftsablauf in Restaurant oder Einzelhandel zu gewährleisten, indem zusätzlich neben dem Informations- und Bestellwesen beispielsweise auch auf Module zur Verwaltung von Kundendaten, Reservierungen oder Gutscheinen zugegriffen werden kann. Eine optimale Gestaltung des Arbeitsalltags ist mit Funktionen wie Mitarbeiterverwaltung, Arbeitszeiterfassung, aber auch Warenwirtschaft oder Inventur ein Kinderspiel.

Der Unternehmer ist mit dem richtigen Kassensystem in der Lage schnell einen genauen Überblick über jeden beliebigen Bereich seines Betriebs zu erlangen und kann somit Geschäftsabläufe gezielt steuern. Welche Artikel sind gefragt, welche nicht und welche müssen nachbestellt werden? Wie sieht es mit den Umsätzen aus? Wann sind die Stoßzeiten und wie kann ich das Personal dann optimal einsetzen? Welcher Tisch wirtschaftet effektiver? Die deutliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands und die Möglichkeit wesentlich effektiver und vorausschauend auf alle Vorgänge im Betrieb einzuwirken sparen Zeit und Geld.

Nicht nur für den Arbeitgeber auch für das Personal bedeutet der Einsatz eines guten Kassensystems eine erhebliche Zeitersparnis, da der Ablauf von Verkauf oder Bewirtung stark vereinfacht und somit optimiert wird. Wir, die GASTWARE GmbH, legen großen Wert auf logischen Aufbau und intuitive Bedienbarkeit unserer Software, denn nur so kann eine schnelle Umsetzung & Funktion der täglichen Herausforderungen gewährleistet sein. Gerade in der Gastro ist schließlich der zuvorkommende Kontakt zum Gast und die Flexibilität im Umgang mit seinen Wünschen von großer Bedeutung. Nach nur kurzer Einweisung kann selbst die ungelernte Aushilfskraft schnell Bestellungen aufnehmen, den Bon direkt in der Küche drucken, einen Tisch mal eben splitten, die Rechnung drucken und wie nebenbei noch die Zeit haben, den Nachtisch anzupreisen! Entspanntes Arbeiten und zufriedene Gäste, die gerne wiederkommen!

Zwar gibt es durchaus Unterschiede in der Software bezüglich der Funktionen von Kassensystemen für die Gastronomie und den Handel, grundlegende Eigenschaften aber, wie der Kassiervorgang und die Bedienung durch unterschiedliche Mitarbeiter, sind ebenso für jede Branche essentiell wie auch das Splitten von Rechnungen, Bar- und Kartenzahlung oder auch Stornos.

Während die Software der Kasse für den Handel als Schwerpunkt die Kundenverwaltung mit Bonus- oder Kundenkartensystem hat, wobei auch viel Augenmerk auf Statistik, Warenbestand und Umsatz liegt, steht im Mittelpunkt der Gastrokasse in Restaurant, Café, Bar oder Club der Vorgang von Bestellung und Kassieren / Zahlung und vor allen Dingen das Abrechnen von Tischen (Buchen und Umbuchen, Splitten und Bezahlen).

Schnittstellen zu anderen Programmen, wie zum Beispiel Schankanlagen oder dem DATEV-Export, ermöglichen es dem Unternehmer aus einem breiten Portfolio an Möglichkeiten zu schöpfen.

Als Hardware kommen in den verschiedenen Branchen zunächst die gleichen Geräte in Frage. Notebooks, PC’s und All-in-One-Geräte lassen keine Wünsche offen, aber auch die Nutzung von Smartphones oder Tablets ist ein Service den wir möglich machen. Darüber hinaus sind die Kassen durch periphere Geräte erweiterbar: Kartenlesegeräte, Waagen, Barcodescanner, Kassenschubladen, Drucker für Bon und Etiketten, moderne Küchenmonitore oder mobile Geräte zum Erfassen von Bestellungen im Restaurant, um nur Einige zu nennen.

Eine Schnittstelle bildet den Übergang zwischen unterschiedlichen Softwarelösungen und ermöglicht somit den Datenaustausch zwischen diesen Prpgrammen. Heutzutage gibt es eine vielzahl solcher Schnittstellen, die die Hotelsoftware mit externen Lösungen verbindet. Hierzu zählen Channelmanager, Check-In Automaten sowie auch Finanzbuchhaltungsprogramme uvm.

Zum Beispiel nur die Anbindung eines Channelmanagers, erleichtert deine täglich Arbeit um ein vielfaches, denn HOTEL Spider - um nur mal eines der Systeme zu nennen - optimiert nicht nur permanent deinen Onlinevertrieb, sondern unterstütz dich auch noch mal dabei, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren - deine Kunden.

Um Manipulationen zuvorzukommen, hat das Finanzministerium neue Regelungen für die Sicherheit von Kassensystemen erlassen. Ab dem 1. Januar 2023 dürfen Unternehmer also keine elektronischen Kassensysteme ohne die Anbindung einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) mehr einsetzen. Die Frist zur Nutzung von Systemen, die baubedingt nicht erweiterbar sind, ist dann ebenfalls verstrichen. Darüber hinaus sieht der Gesetzgeber vor, dass jeder Betrieb die Grundsätze zu ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Geschäftsaufzeichnungen einzuhalten hat.

Die digitale Form der Aufzeichnungen und die Übertragung der Daten per DATEV-Schnittstelle an das Finanzamt, sind nicht nur bequem und sparen Zeit, sondern sind auch als Lösung rechtssicher.

Der Gastronom oder Händler kann zwischen vielen Anbietern von Kassenlösungen wählen, die sich auf unterschiedliche Branchen spezialisiert haben und die die Kassensysteme auch vor Ort installieren. Der Vergleich der Anbieter lohnt sich, denn nur das richtige System ermöglicht es, die vielen Vorteile eines Kassensystems auch optimal nutzen zu können.

Service wird bei uns groß geschrieben. Für uns ist eine kostenlose Beratung direkt vor Ort beim Kunden selbstverständlich, da wir uns so ein sehr genaues Bild von den Anforderungen machen und den Kunden umfassend beraten können. Der modulare Aufbau unserer GASTWARE Kassensoftware ermöglicht einen maßgeschneiderten Aufbau eines Systems, das keine Wünsche offenlässt und genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist. Eine unentgeltliche Demo-Version unserer GASTWARE Software bietet Interessenten die Möglichkeit sich vorab ein Bild zu machen. Support und Service sind unser Markenzeichen! Ob Installation, Schulung, Fernwartung und Hilfestellung - im Mittelpunkt steht für uns trotz allem nicht das Kassensystem, sondern unser Kunde als unser Partner!