Verfahrensdokumentation nach GoBD für die Gastronomie
Dein Nachweis bei der Verarbeitung von digitalen Dokumenten! In diesem Blogbeitrag erfahren wir alles über die Verfahrensdokumentation Gastronomie nach GoBD, damit Du im Falle einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung mit einer Verfahrensdokumentation gut vorbereitet bist.
Inhaltsverzeichnis - Was erwartet Dich in diesem Beitrag?
Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation Gastronomie?
Die "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" (GoB) sind in deutschen Betrieben der Gastronomie und natürlich auch Hotellerie ein wichtiges Instrument zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit von Buchführung und Aufzeichnungen der Kasse in Unternehmen. Diese Grundsätze wurden im November 2014 um den Buchstaben „D" ergänzt und in dem sogenannten GoBD Erlass niedergeschrieben. So entstanden die neuen Spielregeln für die Buchhaltung. In den GoBD wurde festgelegt, wie Unternehmen ihre Buchführung und Aufzeichnungen in elektronischer Form ordnungsgemäß führen und aufbewahren müssen.
Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD und bezieht sich auf die Dokumentation der Verfahren und Prozesse, die in einem Unternehmen angewendet werden, um Buchführung und Aufzeichnungen in elektronischer Form zu erstellen, zu verarbeiten und aufzubewahren. Sie soll sicherstellen, dass die Anforderungen der GoBD erfüllt werden und fungiert als „Bedienungsanleitung für die kaufmännischen Prozesse im Unternehmen."
Kurz gesagt, eine Verfahrensdokumentation in der Gastronomie ist ein Dokument, das beschreibt, wie man etwas macht oder wie etwas funktioniert.
Warum ist die Verfahrensdokumentation in der Gastronomie so wichtig?
Die Verfahrensdokumentation ist wichtig, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und Aufzeichnungen in elektronischer Form zu gewährleisten. Durch die Dokumentation der Verfahren und Prozesse können Fehler und Unregelmäßigkeiten vermieden werden. Außerdem kann die Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung oder bei anderen Kontrollen als Nachweis dienen, dass die GoBD eingehalten werden.
In der Randziffer 150 des oben beschriebenen GoBD Erlasses ist klar beschrieben: „Für die Prüfung ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert." Eine Verfahrensdokumentation hilft also dabei, dass alles immer gleichbleibend gut läuft und die Gäste sich immer wohl und willkommen fühlen.
Habe ich als Unternehmen denn auch was davon oder ist es nur die Erfüllung einer Pflicht?
Vorteile der Verfahrensdokumentation in der Gastronomie
- Wertsteigerung des Unternehmens durch definierte Prozesse, was besonders beim Verkauf eine wichtige Rolle spielt
- Einfacheres Onboarding neuer Mitarbeiter, weil gewisse standardisierte Prozesse aus der Verfahrensdokumentation dafür verwendet werden können
- Ausfall von Schlüsselpersonen kann einfacher kompensiert werden, wenn Wissen aus dem Kopf in dem Ordner bzw. in der Cloud zu finden ist (die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt)
- Transparenz nicht nur für die Finanzverwaltung, sondern auch für Personen im Unternehmen
- außerdem wird man bei der Aufnahme einer Verfahrensdokumentation in der Gastronomie sich mit vielen Prozessen im Unternehmen beschäftigen müssen. Man kann diese also hinterfragen und ggf. anpassen. Das haben wir schon immer so gemacht ist die Standardantwort, die wir sehr häufig hören.
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Warum hat man bisher so wenig von dem Thema gehört?
Anfang 2020 wurde vereinzelt nach einer Verfahrensdokumentation im Rahmen der Betriebsprüfung gefragt, doch dann kam Corona. Steuerberater, die oftmals ein wichtiger Ansprechpartner für die Erstellung der Verfahrensdokumentation sind, mussten sich mit Corona Hilfen befassen und es waren Maßnahmen erforderlich, die es so noch nicht gegeben hat. Dadurch ist das Thema wieder etwas in den Hintergrund gerückt, nimmt mittlerweile aber wieder Fahrt auf.
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