Belegausgabepflicht Gastronomie: Praktische Tipps zur Umsetzung

Technische Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme werden in der KassenSichV, der Kassensicherungsverordnung zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, festgehalten. Mit diesem „Kassengesetz" ist am 1. Januar 2020 schließlich auch die Belegausgabepflicht in Kraft getreten.

Wir erklären dir hier kurz und knapp was hinter der Belegausgabepflicht steckt und wie wir dich bei deren Umsetzung unterstützen können.

Aufpassen bei der Belegausstellung

Doch Vorsicht: Beleg ist nicht gleich Beleg! Nicht nur die Angaben, die auf einer Rechnung vermerkt werden müssen, sind gesetzlich festgelegt. Der Gastronom muss also auch sicherstellen, dass der Bon gewisse Vorgaben erfüllt. Die Mindestinhalte, die ein Beleg aufweisen muss, erläutern wir euch im nächsten Blog.

Den gesetzlichen Vorgaben entsprechend, müssen elektronische Kassensysteme um der Belegausgabepflicht in der Gastro nachkommen zu können, auch mit einer zertifizierten TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ausgestattet werden. Die TSE ist gewissermaßen ein Speichermedium, dass in Form eines USB-Sticks oder auch einer SD-Karte der Sicherung und Aufzeichnung von Daten dient und eine nachträgliche Manipulation der Transaktionen unmöglich macht.

Um den Belegdruck unmittelbar nach dem Bezahlvorgang zu gewährleisten, wird natürlich auch der passende Drucker benötigt.

Für offene Ladenkassen oder bei Nutzung der Geldkassette gilt die Belegausgabepflicht nicht. Auch elektronische Aufzeichnungssystem ohne Kassenfunktion sind davon ausgenommen.

Außerdem ist es möglich, sich von der Pflicht zur Belegausgabe befreien zu lassen, sollte nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte bestehen. Dies kann zum Beispiel bei der Bewirtung bei Konzerten zutreffen, da es dort um den Verkauf von Getränken an eine sehr große Anzahl unbekannter Personen geht. Die Finanzbehörden überprüfen dafür bei Antragsstellung den Sachverhalt vor Ort.

Und was ist, wenn der Gast den Bon gar nicht erst annehmen möchten? Gerade bei dem Kauf von einzelnen niedrigpreisigen Waren erzeugt der Belegdruck oft Kopfschütteln und Unverständnis. Sollte der Gast also keinen Beleg wünschen, dann darf dieser einfach entsorgt werden. Die Dokumentation der Transaktion erfolgt bei Erstellung des Bons auf Papier (oder elektronisch), ob der Kunde ihn annimmt oder nicht. Die Bonpflicht ist trotzdem erfüllt. Da das besonders in der Gastronomie natürlich bisweilen hohe Kosten für Verbrauchsmaterialien bedeutet und auch eine Menge Müll erzeugt, nutzen immer mehr Gastronomen die bestehende Möglichkeit dem Kunden den Beleg als E-Mail oder auch über einen QR-Code oder Barcode zukommen zu lassen.

Nichteinhaltungen können als Indiz dafür gewertet werden, dass mit dem elektronischen Kassensystem nicht gesetzeskonform gearbeitet oder auch dass der Aufzeichnungspflicht nicht nachgekommen wird. Durch etwaige Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen könnten durch Bußgelder hohe Kosten entstehen, die, je nach Betriebsgröße und Schwere des Vergehens und insbesondere bei Fahrlässigkeit oder wiederholtem Missachten der Bonpflicht, bis in den fünfstelligen Bereich gehen können. Auch die Häufigkeit der Betriebsprüfungen durch das Finanzamt könnten zunehmen, denn, haben die Prüfer erst einmal einen Betrieb ins Auge gefasst, wird dieser auch stärker unter die Lupe genommen. Eine Bagatellgrenze für die Belegausgabepflicht gibt es nicht.

Nicht zu unterschätzen sind jedoch auch der Verlust von Ansehen und Vertrauen bei fehlender Belegausgabe trotz Pflicht. Denn wer möchte nicht ehrlich behandelt werden? Der Kunde schätzt Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Wird kein Kassenbon angeboten verliert der Betrieb schnell an Seriosität. Durch negative Bewertungen in Internet in Social-Media-Kanälen wird ein Negativimage schnell weitergegeben und das kann unter Umständen gravierende Folgen für den Gastronom haben.

Diese Geräte können für die Belegausgabepflicht in der Gastronomie verwendet werden

1. Belegdrucker: Es gibt zahlreiche spezielle Belegdrucker, die man an elektronische Kassensysteme anschließen kann. Thermodrucker arbeiten geräuscharm und schnell, die dazugehörigen Thermobonrollen sind allerdings im Vergleich recht teuer. Trotzdem werden sie gerade im Service sehr gerne eingesetzt. Die recht geräuschvollen aber sehr langlebigen Nadeldrucker können auf einer Vielzahl von Papierarten drucken. Beide sind in der Regel in der Anschaffung günstiger als Hybrid-Tintenstrahldrucker, die dafür aber neben Bonrollen auch Guestchecks verarbeiten können.

Die Bondrucker werden mit einem USB- oder LAN-Kabel mit der Kasse verbunden, können aber auch in das W-Lan eingebunden oder über Bluetooth angesteuert werden, was gerade bei iPad-Kassensystemen oder bei der Verwendung von mobilen Belegdruckern zwingend notwendig ist.

2. Mobile Belegdrucker: Um stationäre Belegdrucker zu umgehen und zeitsparend und flexibler arbeiten zu können, kann man auch mit mobilen Druckern arbeiten. Die kleinen sogenannten Gürteldrucker können überallhin mitgeführt werden und so kann der Kellner direkt beim Gast am Tisch den Kassenbon drucken und spart sich so viele Wege. Kombi-Geräte, die Kartenlesegerät und Bondrucker in einem Gerät vereinen, stellen hier auch eine gute Lösung dar, haben allerdings ein nicht zu vernachlässigendes Gewicht.

3. Digitaler Belegdruck: Der Bonpflicht kann man in der Gastronomie aber auch auf andere Weise nachkommen. Die meisten modernen Kassen verfügen über die Möglichkeit die elektronisch erstellten Belege dem Kunden per E-Mail zukommen zu lassen. Der digitale Kassenbon kann auch in Form eines QR-Codes oder Barcodes auf einem Kundendisplay angezeigt und so mit dem Smartphone heruntergeladen werden. Auch über einen bestehenden Account ist es möglich Belege zu übermitteln. Wird der Weg über das Kundenkonto einer App genutzt, hat das für den Gastronom zusätzlich den Vorteil, dass er dies auch für seine Marketingzwecke nutzen kann. Eine Registrierung ist aber nicht unbedingt erforderlich. Voraussetzung für den digitalen Weg ist natürlich, dass die Transaktion vor Bereitstellung des Belegs abgeschlossen sein muss.

Der Weg über digitale Belege bietet sich gerade in der Gastro an, da der Gast oftmals auf einen Beleg verzichtet und so viel unnötiger Müll und hohe Kosten für Verbrauchsmaterialien vermieden werden können. Für den Gast kann es auch von Vorteil sein, wenn er die Belege elektronisch ablegen möchte oder aus steuerlichen Gründen aufbewahren muss, da Belege direkt digital erstellt und weitergegeben werden und so auch direkt abgelegt werden können.

Wer sich für diesen Weg der Kassenbon Ausgabe entscheidet, sollte dennoch beachten, dass der ein oder andere Kunde vielleicht gar nicht über die technischen Möglichkeiten verfügt, einen digitalen Beleg in Empfang zu nehmen. Für diesen Fall muss dann natürlich zusätzlich ein Drucker zur Verfügung stehen.

Für den Großteil der Gastronomen führt kein Weg an der Belegausgabepflicht vorbei, also gilt es diese auf die bestmöglichste Weise für den jeweiligen Betrieb umzusetzen. Wer die Wahl hat, hat die Qual, denn Möglichkeiten gibt es viele!

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